Come trattiamo i dati che ci affidi

• I tuoi dati restano tuoi. Non li vendiamo, non li cediamo, non li mettiamo a disposizione di un altro cliente.
• Leggiamo dai tuoi sistemi. Dove possibile lavoriamo con un accesso delegato che revochi quando vuoi, senza passarci le tue credenziali personali. La copia di lavoro su cui girano i nostri servizi risiede su infrastruttura di fornitori selezionati, e i tuoi dati sono tenuti distinti da quelli degli altri clienti.
• I dati personali li cancelli quando vuoi. È un diritto di legge, non una concessione contrattuale: basta chiederlo, senza motivare la richiesta.
• Chiediamo il minimo che serve, e lo usiamo solo per quello. Dove il lavoro lo richiede — la gestione degli ordini, i pubblici per il remarketing — trattiamo anche dati personali dei tuoi clienti, ma soltanto per quelle finalità. I dati delle carte di pagamento non ci arrivano mai.
• Contribuisci a una fotografia di mercato, in forma anonima. Puoi restarne fuori quando vuoi, e se ci sei dentro la vedi anche tu. Il paragrafo «La fotografia del mercato» spiega esattamente come.

Dipende dal progetto, ma rientrano in queste famiglie.

Sui dati dei tuoi clienti finali diciamo le cose come stanno. Quando lavoriamo sulla gestione degli ordini o sulle campagne di remarketing, quei dati passano dal nostro sistema: è quello che rende possibile il servizio che ci chiedi. Il punto non è che non li tocchiamo, è che li usiamo solo per le due finalità che hai autorizzato e per nient'altro — mai per profilare, mai per arricchire altri clienti, mai per venderli.

Cosa non ci arriva mai. I dati delle carte di pagamento: non ci servono e non li chiediamo. E se un'analisi richiedesse una categoria di dati non prevista, te lo diciamo prima e ne parliamo: non arriva mai come richiesta implicita dentro un accesso.

I tuoi sistemi restano la fonte e continuano a funzionare come prima: quando ci serve leggerli lo facciamo con un accesso che concedi e revochi, senza scambio di credenziali personali. Per lavorare usiamo un indirizzo email di servizio intestato a te e accessibile a entrambi: è l'unico da cui passano i collegamenti ai tuoi dati, così puoi verificare in qualsiasi momento a cosa siamo collegati senza doverlo chiedere a noi.

I nostri servizi software sono erogati in abbonamento. I dati che elaborano risiedono in un'infrastruttura gestita da J-Action LLC — la società a cui fanno capo EurekaGO ed EurekaBike — su server nell'Unione Europea e negli Stati Uniti forniti da operatori specializzati, elencati per nome nell'allegato tecnico. Non è un archivio che ti sottraiamo: è la copia di lavoro su cui girano i servizi, e la governi con i diritti descritti più avanti.

Come sono separati i tuoi dati dagli altri. I servizi sono multi-cliente: i dati di più clienti possono risiedere nella stessa base dati, dove ogni informazione è associata al cliente a cui appartiene e l'accesso è limitato alle persone e ai processi autorizzati per quel cliente. I processi tecnici interni — l'importazione dei dati, le elaborazioni automatiche e l'amministrazione della piattaforma — operano invece con privilegi estesi: girano soltanto su sistemi sotto il nostro controllo, e vi accede solo il personale tecnico autorizzato. Per chi ha requisiti particolari esiste anche un'installazione dedicata e isolata, disponibile come opzione a condizioni diverse.

Poiché il trattamento coinvolge infrastruttura negli Stati Uniti e accessi da paesi fuori dall'Unione, il trasferimento dei dati personali dall'Unione Europea avviene sulla base delle clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea, che alleghiamo al contratto.

Li vedono le persone del nostro team assegnate al tuo progetto e, per le attività tecniche e di amministrazione della piattaforma, il personale tecnico autorizzato. Il nostro team è distribuito: si lavora da paesi diversi, dentro e fuori dall'Unione Europea. Chi tocca i tuoi dati lo fa per conto di J-Action, su nostra istruzione e vincolato per iscritto alla riservatezza e agli stessi obblighi di protezione dei dati che prendiamo noi; i trasferimenti verso paesi fuori dall'Unione sono coperti dalle clausole contrattuali tipo della Commissione europea. Il tuo interlocutore resta uno solo, e risponde di tutto quello che accade ai tuoi dati: J-Action.

Ci appoggiamo a fornitori tecnologici per il database e l'archiviazione, per i domini e l'hosting di siti e applicazioni, per l'elaborazione con modelli di intelligenza artificiale, per l'esecuzione automatizzata delle elaborazioni, e per la gestione del rapporto commerciale e delle attività di progetto: sono vincolati per contratto agli stessi obblighi che prendiamo noi, e l'allegato tecnico li elenca per nome.

Una parte del valore che costruiamo è conoscere come si muove il mercato: volumi, stagionalità, andamento delle categorie di prodotto, dinamiche di prezzo. Questa fotografia si costruisce anche a partire dai progetti che seguiamo, ed è giusto che tu sappia come.

Entrano solo valori derivati e anonimi: i dati grezzi non entrano mai nella fotografia. E ci sono tre limiti che non superiamo.

• Mai sotto i cinque Una statistica viene pubblicata solo se aggrega almeno cinque aziende diverse. Sotto quella soglia il dato non esiste, perché sarebbe ricostruibile.
• Mai a una granularità che ti renda riconoscibile Niente statistiche su segmenti così stretti da identificare un singolo operatore, anche senza nominarlo. Vale per categoria, territorio e periodo insieme, non uno alla volta.
• Mai verso chi ti sta di fronte Nessun dato attribuibile a te viene condiviso con un tuo concorrente, con un tuo fornitore o con il marchio che distribuisci, in nessuna forma e per nessuna finalità commerciale.

Puoi chiamarti fuori quando vuoi, con una richiesta scritta e senza che cambi nulla nel servizio o nel prezzo. E finché ci sei dentro, la fotografia la vedi anche tu: è una cosa che ti diamo, non che ti prendiamo.

La conservazione segue due regole diverse, perché i dati non sono tutti uguali.

Dati di prodotto, metriche di canale e valori derivati restano senza una scadenza prefissata: sono il materiale su cui i servizi funzionano, e su cui continuano a migliorare nel tempo. Un confronto anno su anno vale proprio perché la serie storica non viene buttata via.

I dati personali seguono una regola più stretta. I contatti operativi restano per la durata del rapporto più dodici mesi. I dati dei clienti finali contenuti negli ordini restano finché servono alla gestione dell'ordine e alla misurazione del periodo, e comunque non oltre i termini che fissiamo insieme nel contratto. Gli identificativi usati per i pubblici di remarketing seguono la durata del pubblico sulla piattaforma pubblicitaria, e si azzerano quando il pubblico viene chiuso.

In qualsiasi momento puoi chiederci di restituirti i tuoi dati in un formato leggibile, o di cancellarli: lo facciamo entro trenta giorni e te lo confermiamo per iscritto.

La cancellazione dei dati personali è un tuo diritto, non una nostra concessione. Il Regolamento europeo ti permette di chiedere in qualsiasi momento che la parte di dati riferibile a persone identificabili venga cancellata. Non devi motivare la richiesta, non passa da una rinegoziazione del contratto e non interrompe il servizio sul resto.

Se il rapporto finisce, gli accessi si chiudono per primi. Non serve che tu ce lo ricordi.

C'è un adempimento che resta in capo a te e che è giusto conoscere prima di cominciare: dal momento in cui trattiamo dati per tuo conto, la tua informativa privacy deve indicare che i dati sono trattati anche da noi, con i riferimenti della nostra società. È un obbligo che hai verso i tuoi utenti e i tuoi clienti, non verso di noi.

C'è un secondo punto, se lavoriamo sul remarketing: la base giuridica per usare i dati dei tuoi clienti a fini di marketing resta tua. Vuol dire che il consenso raccolto sul tuo sito — il banner dei cookie e le caselle nei moduli d'ordine — deve coprire quell'uso. Noi trattiamo quei dati su tua istruzione; chi deve poterlo dimostrare sei tu.

Non ti lasciamo solo a farlo: ti forniamo il testo già pronto per l'informativa e i dati societari da inserire, e ti diciamo che cosa deve dire il consenso perché le campagne siano in regola.

Se si verifica una violazione che riguarda i tuoi dati, te lo diciamo senza aspettare che te ne accorga tu: entro ventiquattro ore da quando ne siamo a conoscenza, con quello che sappiamo in quel momento e cosa stiamo facendo. Preferiamo una comunicazione incompleta e tempestiva a una completa e tardiva.

J-Action LLC è una società statunitense, con sede in California. Lo diciamo apertamente perché cambia due cose concrete per un cliente europeo: il trattamento avviene anche fuori dall'Unione Europea, e il trasferimento dei dati personali è coperto dalle clausole contrattuali tipo della Commissione europea, che alleghiamo al contratto.

Quando trattiamo dati personali per tuo conto, tu sei il titolare del trattamento e noi agiamo come responsabile: il rapporto è regolato dall'accordo che trovi nell'allegato tecnico, firmabile prima dell'inizio del lavoro. Per la maggior parte dei nostri progetti, però, i dati che ci servono non sono dati personali: sono numeri di prodotto e di canale.

Per qualsiasi richiesta — una copia, una cancellazione, un chiarimento, l'uscita dalle statistiche aggregate — scrivi a info@eurekago.it. Rispondiamo entro trenta giorni.