Condizioni di trattamento

Il Cliente è titolare del trattamento dei dati personali che mette a disposizione. J-Action LLC, 444 Alaska Ave. Suite #ASA898, 90503 Torrance (CA), USA — Entity ID C1185429, EIN 61-1986610 — agisce come responsabile del trattamento, limitatamente alle finalità e alle istruzioni documentate nel contratto di servizio.

I dati non personali — cataloghi, metriche aggregate di canale, volumi — non rientrano nell'ambito del Regolamento, ma sono soggetti agli obblighi di riservatezza previsti da questo allegato, che si applicano a tutto il materiale del Cliente senza distinzione.

Obbligo informativo del Cliente. Il Cliente indica nella propria informativa privacy che i dati sono trattati anche dal Responsabile, riportandone i riferimenti societari. Il Responsabile fornisce il testo e i dati da inserire.

Base giuridica delle attività di marketing. Quando il trattamento comprende remarketing o profilazione pubblicitaria, la raccolta del consenso degli interessati e la sua dimostrabilità restano in capo al Cliente in qualità di titolare. Il Responsabile opera esclusivamente entro il perimetro del consenso raccolto dal Cliente.

Nessun dato viene trattato per finalità diverse da quelle elencate senza un'istruzione scritta del Cliente.

• Accesso minimo. Il personale assegnato al progetto e, per le attività tecniche e di amministrazione della piattaforma, il personale tecnico autorizzato; accessi nominali, revocati alla chiusura del rapporto o al cambio di incarico.
• Accesso delegato e credenziali. Dove la piattaforma lo consente si usano autorizzazioni delegate in sola lettura, revocabili dal Cliente. Le password personali del Cliente non vengono richieste. I token, le chiavi di accesso e le credenziali di servizio necessari ai collegamenti e alle integrazioni configurati per il Cliente sono conservati nei sistemi del Responsabile, ad accesso riservato, e usati soltanto per quel collegamento. Le credenziali di accesso alle piattaforme del Responsabile sono conservate in forma di hash.
• Separazione dei dati. Architettura multi-cliente: i dati di più clienti possono risiedere nella stessa base dati; ogni record è associato al cliente titolare e l'accesso degli utenti è limitato, dai controlli applicativi e, dove implementate, da regole di accesso a livello di base dati, ai dati del cliente per cui operano. I processi tecnici di importazione, elaborazione automatica e amministrazione della piattaforma operano con privilegi estesi, esclusivamente su sistemi del Responsabile e con accesso riservato al personale tecnico autorizzato. Istanza dedicata e isolata disponibile come opzione, a condizioni economiche distinte.
• Cifratura. In transito, tramite HTTPS/TLS. A riposo, secondo le misure previste dai fornitori dell'infrastruttura.
• Tracciamento. Registro degli accessi alle piattaforme e, dove previsto, delle modifiche ai dati, consultabile su richiesta.

Il Cliente autorizza il ricorso ai fornitori elencati di seguito, vincolati per contratto agli stessi obblighi. Ogni variazione è comunicata con almeno trenta giorni di preavviso, entro i quali il Cliente può opporsi.

Infrastruttura. I servizi software del Responsabile sono erogati in modalità SaaS. Gli ambienti applicativi e la loro configurazione sono gestiti da J-Action LLC; l'infrastruttura fisica sottostante è fornita dai soggetti elencati sopra. HubSpot, Asana e Notion trattano dati di relazione e di progetto, non i dati operativi elaborati dai servizi.

Destinatari ulteriori. Quando il Cliente richiede attività di remarketing, gli identificativi necessari sono trasmessi alle piattaforme pubblicitarie indicate dal Cliente — Google, Meta e analoghe — che li trattano secondo i propri termini contrattuali. La trasmissione avviene esclusivamente su istruzione del Cliente e nei limiti del consenso da lui raccolto. Allo stesso modo, quando il Cliente lo richiede, i dati degli acquisti sono trasmessi alle piattaforme di analisi da lui indicate, come Google Analytics.

Personale autorizzato. Il Responsabile opera con un'organizzazione distribuita: le persone che autorizza al trattamento, dipendenti o collaboratori, accedono ai dati da paesi diversi, inclusi paesi terzi privi di una decisione di adeguatezza. Trattano i dati soltanto su istruzione documentata del Responsabile e mai per finalità proprie, e sono vincolate per iscritto alla riservatezza e agli stessi obblighi di protezione dei dati che questo allegato pone a carico del Responsabile, ai sensi dell'articolo 28, paragrafi 3 e 4, del Regolamento. Il Cliente autorizza in via generale il ricorso a tali persone; il Responsabile ne risponde pienamente nei confronti del Cliente, comunica su richiesta l'elenco aggiornato dei paesi da cui avviene l'accesso e informa il Cliente dell'aggiunta di un nuovo paese terzo con il preavviso previsto per i sub-responsabili, entro il quale il Cliente può opporsi. I trasferimenti verso tali paesi sono disciplinati dalle clausole contrattuali tipo adottate dalla Commissione europea, nel modulo applicabile, integrate dalle misure supplementari eventualmente necessarie.

Trasferimenti fuori dall'Unione Europea. Il trattamento avviene su infrastruttura situata nell'Unione Europea e negli Stati Uniti, con accessi dai paesi indicati al punto precedente. Il trasferimento di dati personali dall'Unione Europea avviene sulla base delle clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea, allegate al contratto di servizio.

Valori derivati dai dati del Cliente possono confluire in statistiche di mercato, alle condizioni cumulative seguenti, che integrano quanto dichiarato nella policy pubblica.

• Soglia minima. Ogni valore pubblicato aggrega almeno cinque clienti distinti.
• Non riconducibilità. Nessuna combinazione di categoria, area geografica e periodo può isolare un singolo operatore.
• Solo valori derivati. I dati grezzi non confluiscono nelle statistiche e non sono mai condivisi con altri clienti.
• Esclusione dei portatori di interesse. Nessun dato attribuibile al Cliente è condiviso con suoi concorrenti, fornitori o con i marchi che rappresenta.
• Recesso. Il Cliente può escludersi in qualsiasi momento con comunicazione scritta, senza effetti sul servizio né sul corrispettivo. L'esclusione ha effetto dalla prima elaborazione successiva.
• Reciprocità. Finché partecipa, il Cliente accede alle statistiche che contribuisce a generare.

Notifica al Cliente entro ventiquattro ore dalla conoscenza dell'evento, con natura della violazione, categorie e volume dei dati interessati, conseguenze prevedibili e misure adottate. Assistenza al Cliente negli adempimenti verso l'autorità di controllo e verso gli interessati.

Alla cessazione del rapporto, o su richiesta, i dati sono restituiti in formato strutturato di uso comune e cancellati dai sistemi entro trenta giorni, comprese le copie di backup secondo il ciclo di rotazione. La cancellazione è confermata per iscritto.

Cancellazione dei dati personali in corso di rapporto. Il Cliente può chiedere in qualsiasi momento, senza obbligo di motivazione, la cancellazione dei dati riferibili a persone identificabili, ai sensi dell'articolo 17 del Regolamento. La richiesta è eseguita entro trenta giorni e non incide sulla prosecuzione del servizio sulle restanti categorie di dati.

Il Cliente può chiedere, con un preavviso ragionevole e non più di una volta l'anno, la documentazione necessaria a verificare il rispetto di questo allegato, inclusi i registri di cui al punto 3 e l'elenco aggiornato dei sub-responsabili.